Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, nghề văn phòng ngày càng đòi hỏi bảo quan, lưu trữ hay trao đổi dữ liệu ngày càng cao. Việc này đòi hỏi phải có một chiếc máy scan trong văn phòng hay công ty.
Vậy scan tài liệu là gì? Nó được sử dụng như thế nào? Cùng đi tìm hiểu với Quảng cáo Thượng Lâm nhé!
1. Scan tài liệu là gì?
Scan tài liệu là việc chuyển dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu, văn bản,….thậm chí cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, thành file lưu trữ trên máy tính.
Cũng có thể hiểu, nếu như photocopy là chuyển văn bản hình ảnh bản mềm thành bản cứng thì scan là ngược lại. Nhằm phục vụ mục đích lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn.
Tham khảo thêm tại:
Pixel là gì? Ý nghĩa, tầm quan trọng của Pixel
Màn hình LED – Ông vua của ngành quảng cáo
2. Ưu điểm của việc scan tài liệu
Có thể nói với việc scan tài liệu sẽ giúp các nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc:
Lưu trữ các tài liệu quan trọng
- Bảo quản tài liệu quan trọng dưới dạng file chắc chắn sẽ an toàn hơn rất nhiều so với giấy tờ. Chính vì vậy scan tài liệu sẽ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
- Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.
Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối
- Độ bảo mật cao khi lưu trữ thông tin ở dạng số và cài đặt mật mã truy cập để bảo mật nội dung giúp an toàn thông tin cho người dùng.
- Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật.
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện
- Việc chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.
- Người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.
- Dễ dàng di chuyển, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu và thời gian tồn tại là mãi mãi. Không lo bị mục nát, phai màu, rách.
3. Ứng dụng của scan giấy tờ là gì?
- Để lưu lại hợp đồng hay báo cáo sơ bộ trên máy tính.
- Lưu lại những tài liệu cứng quan trọng. Nếu là tài liệu học tập quan trọng thì hãy scan để sau này có thể in lại nếu cần.
- Lưu những bức ảnh kỷ niệm quan trọng.
- Ảnh gia đình đã chụp lâu ngày và có dậu hiệu hoen ố. Scan là cách lưu trữ chúng tốt nhất.
- …..
4. Hướng dẫn scan tài liệu bằng máy scan
Trước khi scan tài liệu bạn phải cài đặt phần mềm Adobe Acrobat vào máy tính để chuyển các nội dung cần scan sang dạng tài liệu đọc được đã nhé!
Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan.
- Sau khi đã kết nối máy tính và máy scan. Mở nắp máy scan lên. Sau đó úp bề mặt của hình ảnh hay tài liệu cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính.
- Chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy, vị trí này thường được đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0.
Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan
- Mở phần mềm scan, sau đó điều chỉnh một số cài đặt cần thiết (màu sắc, kích cỡ bản scan) theo mong muốn trước khi scan tài liệu.
- Sau khi đã hoàn tất quá trình cài đặt và chỉnh sửa, nhấn chọn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu
- Điều chỉnh thêm nếu cần thiết. Sau khi tài liệu của bạn đã được scan xong, phần mềm của bạn sẽ cung cấp các tùy chọn để bạn có thể điều chỉnh thêm, chẳng hạn như thay đổi hướng của hình ảnh,….
- Chú ý đến định dạng file trên tài liệu được lưu. Bạn có thể lựa chọn các định dạng khác hoặc định dạng mặc định.
Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu
- Sau khi tài liệu của bạn đã scan xong, bạn có thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các file thành file PDF hoặc ghép lại thành một tài liệu có nhiều trang. Ngoài ra bạn có thể thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan.
- Có thể khắc phục tình trạng các văn bản gốc mờ chữ và sau khi scan cho ra file bị nhòe chữ, không rõ nội dung hay màu nền tối bằng cách mở Photoshop và chỉnh lại ánh sáng và độ sắc nét của các chi tiết để tài liệu rõ ràng hơn.
Qua bài viết này bạn đã biết được scan tài liệu là gì và phần mềm scan tài liệu hữu ích cho người dùng. Hi vọng bạn sẽ hài lòng với những gì mà Thượng Lâm cung cấp nhé. Chúc bạn thành công.
Fanpage FB